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個人情報保護方針

はじめに

トヨタモビリティサービス株式会社(以下弊社といいます)がお客様に商品・サービスをご提供するにあたりお客様へのサービス・商品のクォリティの向上およびお客様のご便宜をはかるために、個人情報をご提供いただくことがあります。

弊社は、「お客様第一」「コンプライアンス重視」を経営理念にしており、お客様の個人情報保護の重要性を認識し、充分配慮して事業活動を行なっております。そこで弊社が取り扱うすべての個人情報の保護に向けての全社的な基本方針を定め、プライバシー・ポリシーとしてお客様をはじめ皆様のご理解をいただくためにここに公開いたします。

1.個人情報とは

お客様の個人情報とは、お客様に関する情報であって、特定のお客様を識別できる情報(個人識別符号を含む)をいいます。お客様を識別できる情報とは、お客様の氏名、年齢、生年月日、電話番号、メール・アドレス、住所、勤務先、クレジットカード番号、銀行口座番号等の情報で、このうちの1つまたは複数の組合せにより、お客様個人を特定することのできる情報をいいます。

2.個人情報の取得について

お客様の個人情報は、あらかじめ利用目的等を明示したうえお客様の同意のもと取得させていただきます。弊社の商品 (レンタカー・リース・通信機器等)・サービスを提供させていただくための申込書、契約書、その他の文書等に直接 お客様に記入していただくときは、その場において利用目的等を明らかにいたします。

また、上記以外の方法によりお客様から個人情報を取得するときは、お客様が公表されている情報または弊社に提供することをお客様が同意されている場合に限ります。お客様は、お客様の自由な判断でこの同意を拒むことができますが、その場合、弊社は商品・サービスの提供ができかねることがあります。

3.取得させていただくお客様の個人情報の利用目的

取得させていただいたお客様の個人情報は、弊社の以下の業務のためにのみ利用 いたします。

  • (1) レンタカー事業
  • (2) カーリースその他リース事業
  • (3) 携帯電話等通信事業
  • (4) 保険事業
  • (5) 中古車販売事業
  • (6) これらの事業をすすめるために必要な信用調査その他の関連業務

弊社では、お客様の個人情報を利用してレンタカー、リース、携帯電話、保険その他弊社において取り扱う商品・サービス等あるいは各種イベント・キャンペーンなどの開催について宣伝印刷物の送付、eメールの送信などの方法によりお客様にご案内することがあります。

また、商品開発等あるいはお客様満足度向上策など検討のためお客様にアンケート調査をすることがあります。

お客様は、これらのご案内・アンケート調査の受取りをご希望されないときは、弊社にその旨お申し出いただくことができます。

4.個人情報の第三者への提供

1) 弊社では、次の場合を除いて、個人情報を第三者に提供することはありません。

但し、弊社が業務委託先に、委託業務に必要な範囲内でお客様情報を預ける場合(例えば「コンピュータシステムの運用」「紙文書の保管」「紙文書の廃棄」~などの業務委託に伴って、業務委託先に個人情報を預ける場合)は、この限りではありません。

  • (1) お客様が同意されている場合
  • (2) 下表の内容を下表の提供先へ下表の利用目的で、口頭、書面または電子媒体にて提供する場合。
提供内容 提供先 提供先の利用目的
レンタカー 利用車種、用途、借受開始日時等のレンタカーの借受に関する情報及びお客様の氏名・住所等の個人情報 トヨタ自動車株式会社 お客様に、商品・サービス等についての情報を提供する等営業に関するご案内を行なうこと
トヨタ自動車株式会社及びトヨタ自動車株式会社と情報提供契約を締結した者 お客様に、商品の企画・開発等あるいは、お客様満足度向上策検討等の参考にする目的で、レンタカーを借受した動機など、あるいは弊社のお客様対応についてアンケート調査を実施すること
トヨタ自動車株式会社及びトヨタ自動車株式会社とトヨタレンタリースフランチャイズ契約を締結した者 貸渡契約締結時の円滑化等、お客様に満足いただくための施策立案及びフランチャイズ全体としての体制整備
リース 契約締結日、車名・塗色・型式等自動車に係わる情報及びお客様の氏名・住所・電話番号など、表面記載の個人情報 (以下表面記載の個人情報という) トヨタ自動車株式会社 お客様に、商品・サービス等に関するご案内あるいは本契約の内容やメンテナンス等の履行状況等についてトヨタ自動車株式会社が運営するリースWebシステムを通じて情報提供を行うこと
トヨタ自動車株式会社及びトヨタ自動車株式会社と情報提供契約を締結した者 お客様に、商品の企画・開発等あるいはお客様満足度向上策等の検討の参考にする目的で、自動車をリース した動機などあるいは弊社のお客様対応などについてアンケート調査を実施すること
表面記載の個人情報、及び、将来、弊社が把握する表面記載の個人情報の変更情報 トヨタ自動車株式会社及びトヨタ自動車株式会社とトヨタレンタリースフランチャイズ契約を締結した者 リース契約締結時の円滑化等、お客様に満足いただくための施策立案及びフランチャイズ全体としての体制整備
弊社が損害保険代理店委託を受けている損害保険会社 お客様に対しての各損害保険の募集及び加入に関すること
表面記載の個人情報及びリース契約車両・下取車両・当該注文と同時に行われた使用済車引取依頼車両の自動車検査証情報 トヨタ自動車株式会社 フランチャイザーとして、リース状況等を確認のうえ、お客様の事情に応じた有効なフランチャイズ施策を展開すること
トヨタ販売店
他自動車販売・整備事業者
自動車の調達・下取、各種登録手続き、定期点検・車検の案内・実施
使用済車の引取事業者 使用済車の引取り・処理手続き
表面記載の個人情報及び自動車登録番号(将来、弊社及びトヨタ販売店がサービス入庫等を通して把握する表面記載の個人情報及び登録番号の変更情報を含む) トヨタ自動車株式会社 お客様に市場処置案内を行うこと
お客様が、今後サービス入庫等するトヨタ販売店 お客様が、サービス入庫する時、電話入電する時等に、迅速、的確な受付対応をすること
車台番号、車両装備の内容、修理及びメンテナンス等に要した部品の品番・作業場所・作業内容・作業日及び作業日における距離計表示の走行距離等 トヨタ自動車株式会社 お客様が、サービス入庫する時、電話入電する時等に、迅速、的確な受付対応をすること
  • (3) 法令により必要と判断される場合。
  • (4) お客様または公共の利益のために必要であると考えられる場合。
  • (5) その他正当な理由のある場合。

2) お客様は、前項(1) (2)の第三者への提供の中止をご要望される場合は、弊社にその旨お申し出いただくことができます。

5.要配慮個人情報の取り扱い

弊社は、人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実、身体障害、知的障害、精神障害等の要配慮個人情報について、次に掲げる場合を除いて、お客様の同意なく取得、利用または第三者提供を行いません。

  • (1)法令に基づく場合
  • (2)人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
  • (3)公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
  • (4)国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

6.個人情報保護の体制

弊社では、個人情報保護を全社として取り組むために、CSR委員会を設けています。この委員会のもとに個人情報保護の責任者を選任し、社内の全部署における個人情報保護を徹底し従業員の個人情報保護教育をすすめ、お客様のご意見をうけたまわる体制を整えています。

7.セキュリティ

弊社は、個人情報がお客様からお預りしている情報と理解し、その安全を期することが責務と認識し適切な管理を実施いたします。万が一、個人情報に関わる事故が発生した場合にも、被害の拡大を防止する措置を速やかに講じた上で、事故の原因を分析し、再発を予防する措置を講じる体制を敷いています。

8.ホームページからの個人情報の取得

■暗号化:弊社が開設しているホームページから個人情報を取得するときは、暗号システム(SSL)を用いてお客様の個人情報を安全に送信していただくことができます。

■cookie:cookie は、お客様のパソコンとウェブサイトのあいだでやり取りする小さな情報ファイルです。弊社では、ホームページを使いやすいものにするためや個々のお客様に最適な情報を提供するためにcookie を用いることがあります。お客様がご使用しているパソコンやブラウザソフトの設定でcookie の受取りを拒否したり、cookie 警告を発することができます。

■リンク:弊社がリンクしているホームページには、関連他社が運用するものがあります。それらについては、このプライバシー・ポリシーの適用はありません。

9.お客様からのお問い合せ

弊社が開示義務を負う個人情報(個人情報保護法第24条)についてお客様から開示請求を求められた場合は、別途記載した手続にしたがい、ご本人であることを確認の上で開示します。また、弊社保有の個人情報が事実と異なる場合は修正を請求することができます。そのほか、個人情報に関する問い合せや苦情・相談を申し付けることができます。

弊社は、これらを受けた場合は合理的な範囲で適切に対応させていただきます。また、そのためにお客様からの個人情報の照会・修正等または問い合せや苦情・相談の窓口を開設しています。

お客様相談室 0800-080-2000

10.委託先様及びその他お取引先様、採用応募者、弊社役員及び従業員等の個人情報

1) 委託先様及びその他お取引先様(以下お取引先様という)、採用応募者(弊社採用募集に応募された方)、弊社役員及び従業員等(以下従業員等という)の個人情報とは、個人に関する情報であって特定の個人を識別できるもの及び 他の情報と照合して特定の個人を識別できる情報(個人識別符号を含む)をいいます。弊社では、お取引先様、採用応募者、従業員等の個人情報について弊社の業務内容に応じ、適切な取得・利用・提供をおこないます。

2) 上記個人情報は、あらかじめ利用目的を明示し、ご本人の同意のもとで取得いたします。また、ご本人が開示されている個人情報の取得は、弊社への提供についてあらかじめご承知いただいている場合に限ります。これらの同意は自由な判断で拒むことができますが、その結果、適切な対応ができないことがあります。

3) 取得させていただく個人情報の利用目的

  • (1)お取引先様の個人情報:上記の3.(1)~(6)の業務を進めるうえで必要な業務に利用します。
  • (2)採用応募者の個人情報:採用業務に使用します。
  • (3)従業員等の個人情報:人事管理、社会保険等の管理に使用します。

4) 弊社が保有するお取引先様、採用応募者、従業員等の個人情報の利用目的
弊社が保有するお取引先様、採用応募者、従業員等の個人情報の利用目的は3)に示したとおりです。

5) 弊社では、お取引先様、採用応募者、従業員等の個人情報は、次の場合を除いて第三者に提供することはありません。但し、弊社の業務委託先に委託業務に必要な範囲で個人情報を預ける場合(例えば「コンピュータシステムの運用」「紙文書の保管」「紙文書の廃棄」などの業務委託に伴って、委託先に個人情報を預ける場合)は、この限りではありません。

  • (1)ご本人の同意がある場合
  • (2)法令により必要と判断される場合
    更に、お取引先様、採用応募者、従業員等は、前記(1)の第三者への提供の中止を要望される場合は、弊社にその旨お申し出いただくことができます。

6) 個人情報保護体制・セキュリティ
お取引先様、採用応募者、従業員等の個人情報は、上記の6.7.に示した個人情報保護体制およびセキュリティのもとで適切に保護します。

7) ご本人からの問合せ
弊社が開示義務を負う個人情報(個人情報保護法第24条)についてお取引先様、採用応募者、従業員等のご本人から開示請求を求められた場合は、別途記載した手続にしたがい、ご本人であることを確認の上で開示します。また、弊社保有の個人情報が事実と異なる場合は修正を請求することができます。そのほか、個人情報に関する問い合せや苦情・相談を申し付けることができます。弊社は、これらを受けた場合は合理的な範囲で適切に対応させていただきます。また、そのための個人情報の照会・修正等または問い合せや苦情・相談の窓口を開設しています。

  • ・お取引先様 総務部総務室 ℡ 03-4586-3900
  • ・採用応募者、弊社従業員等 人事部人事室 ℡ 03-4586-3980

11.法令などの遵守と改善

弊社は個人情報保護のための関連法令およびその他の規範を誠実に遵守いたします。
弊社は、個人情報保護方針および個人情報保護に関する社内規程を常に見直して、個人情報の取扱いおよび管理を継続的に改善してまいります。

  • 制定日 平成17年3月28日
  • 改定日 平成30年4月1日
  • トヨタモビリティサービス株式会社
  • 取締役社長  村上 秀一

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